Karun toteuttama Plaze on työkalu kaikenlaisten tapahtumien suunnitteluun. Se auttaa hahmottamaan tilaisuuden yksityiskohdat jo etukäteen – tapahtuman budjettia unohtamatta.
Tarkat suunnitelmat live- ja virtuaalitapahtumille
Plazessa luotaviin projekteihin voidaan kirjata kaikki tapahtuman olennaiset tiedot. Näitä ovat esimerkiksi tapahtuman luonne, tila ja sen ominaisuudet, aikataulu, osallistujat, ohjelma ja tarjoilu.
Palvelu soveltuu sekä live-, hybridi- että virtuaalitapahtumien suunnitteluun. Siinä voidaan määrittää samalle tapahtumalle useita eri tiloja. Suunnitelmiin voi myös sisällyttää tunnelmakuvia ohjaamaan tilaisuuden tyyliä.
Plaze sisältää valmiita aikataulurunkoja muun muassa seminaareille ja harjannostajaisille. Suunnitelmaa tehdessä on myös mahdollista asettaa ajankohdat tapahtuman vaatimille rakennus- ja purkutoimenpiteille.
Tapahtuman budjetti hallintaan
Kustannukset muodostavat kenties suurimman yksittäisen haasteen tapahtuman järjestämiselle. Tämä on huomioitu Plazessa ensinnäkin siten, että kullekin tapahtumalle voi asettaa oman budjetin. Mukana on myös automaattisesti päivittyvä kustannusarvio, joka on suunnitelmaa muokatessa koko ajan nähtävillä.
Lisäksi työkalun kautta voi lähettää tarjouspyyntöjä rekisteröityneille palveluntarjoajille. Näin tapahtumaan saa tarvittaessa tilattua kätevästi ja kilpailutetusti esimerkiksi ateriapalvelun, tilan tai esiintyjiä.
Hyvin suunniteltu on puoliksi toteutettu
Plazessa tapahtumaprojekteista voi kehitellä eri versioita. Tapahtumien järjestämistä jatkossa voi myös entisestään helpottaa tallentamalla suunnitelma valmiiksi malliksi.
Palvelussa on myös mahdollista ladata koonti tapahtuman tiedoista. Kustannuslaskennan voi tallentaa sekä PDF:nä että Excel-tiedostona, ja koko suunnitelman voi niin ikään ladata joko PDF-yhteenvetona tai Excel-muotoisena tuotantokäsikirjoituksena. Sitten ei tarvitsekaan enää kuin toteuttaa hyvä suunnitelma!
Lue lisää Plazesta täältä
Valitsimme Karu Softwaren kumppaniksemme suunnittelemaan ja toteuttamaan Plazea, koska heillä oli erittäin hyvä palveluasenne, kyky kuunnella ja myös kyseenalaistaa asioita toimialamme ulkopuolisena näkijänä. Moniulotteisen työkalun suunnittelun kriittisissä pisteissä Karun kehittäjiltä tuli laajaa näkemystä ja kokonaisvaltaisia ratkaisuehdotuksia. Olemme erittäin tyytyväisiä myös aikataulujen ja budjetin pitävyyteen. Karu Software toi projektiimme huomattavasti enemmän kuin osasimme alkuun edes toivoa.
Pirjo Kivistö – Marketing & Communication Group Marco Oy