Opens on tapahtumanjärjestäjän monipuolinen työkalu, jossa vuosikymmenten kokemus tapahtuma-alalta on tiivistetty ytimekkääksi prosessiksi. Opensin avulla saa verkkosovelluksen lisäksi roimasti tietoa tapahtumanjärjestämisestä, mikä auttaa satunnaista järjestäjää nostamaan tuotantojen tasoa. Ammattilaiselle Opens taas mahdollistaa laajemman tehtävien delegoinnin.
Työpohjat ja templatet apuna
Opensiin sisältyy tapahtumanjärjestämisen tärkeitä työkaluja: aikataulutus, tehtävien jakaminen, ajolistat, pohjapiirrosten teko, materiaalien jakaminen, budjetointi ja tehtävälistat.
Opens auttaa koko tapahtuman prosessissa tarjoamalla tapahtuma-templateja, joihin on koottu valmiiksi tärkeitä aikataulutettuja tehtäviä. Kun templaten ottaa käyttöön, saa samantien tapahtumapäivämäärän mukaan automaattisesti aikataulutetun tehtävälistan, jonka mukaan toimien yllätykset tapahtuman lähestyessä vähenevät roimasti.
Tärkeä ohjeistaminen ja dokumentointi sujuu, kun minkä tahansa tiedon voi valita sisällytettäväksi tuotantosuunnitelmaan ja infodokumentteihin. Opens sisältää tarkoituksiin tehdyt valmiit pohjat, joiden avulla info-PDF:n koostaminen ja PDF-exporttaus sujuu muutamassa hetkessä järjestelmästä jo löytyvien tietojen pohjalta.
Ryhmätyötä verkossa
Opensissa tapahtumanjärjestäjä voi liittää niin ammattilaisia, harjoittelijoita kuin asiakkaitakin työn alla olenvan tapahtuman tietoihin, ja työskennellä yhdessä heidän kanssaan. Kaikilla on käytössä ajantasaiset tiedot, joiden luomiseen, selailuun ja päivittämiseen tarvitsee vain internet-selainohjelman. Tapahtuman tiedot ovat tallessa toimintavarmoilla ja tietoturvallisilla palvelimilla.
Opens yhdistää koko palveluverkoston ja mahdollistaa sujuvan yhteistyöskentelyn. Valmiit, testatut ja riskejä minimoivat toimintaprosessit ohjaavat navigaattorin tavoin ja auttavat pitämään hommat hallinnassa.
Verkkosivut
Opens.fi -sivustolla tulevat käyttäjät voivat tutustua järjestelmään etukäteen ja tilata demon. Sivustolle toteutettiin laskuri auttamaan sopivan tilausmallin löytämisessä. Sivusto toimii myös käyttäjien tukipalveluna ja koulutuskeskuksena, jota kauppa Opensin oma tiimi kouluttaa ja auttaa järjestelmän käytössä.